XRechnung oder ZUGFeRD? Der Unterschied einfach erklärt

Zuletzt geprüft am 8. Oktober 2026 von Filip · Keine Steuerberatung

XRechnung und ZUGFeRD sind die beiden in Deutschland üblichen Formate für E-Rechnungen. Beide erfüllen die gesetzlichen Anforderungen und beruhen auf derselben europäischen Norm EN 16931. Der wichtigste Unterschied: Eine XRechnung enthält nur Daten, eine ZUGFeRD-Rechnung enthält Daten und eine lesbare PDF.

Der Vergleich auf einen Blick

XRechnung: reine Daten

Die XRechnung ist der deutsche Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Für Rechnungen an Bundesbehörden ist sie seit 2020 vorgeschrieben. Sie besteht ausschließlich aus einer XML-Datei. Öffnen Sie die Datei mit einem Texteditor, sehen Sie nur Code. Damit ein Mensch sie lesen kann, braucht man einen Viewer, etwa unseren E-Rechnung Viewer oder den Viewer der Finanzverwaltung im ELSTER-Portal.

XRechnung schreibt einige Angaben zwingend vor, die die Norm sonst offen lässt, zum Beispiel Kontaktdaten des Verkäufers und die Käuferreferenz (bei Behörden die Leitweg-ID). Zwischen Unternehmen braucht man keine Leitweg-ID; nach Auffassung des BMF genügt im Feld Käuferreferenz dann ein Platzhalter wie „-“.

ZUGFeRD: PDF und Daten in einer Datei

Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie eine ganz normale PDF. In der Datei steckt aber zusätzlich eine XML-Datei mit allen Rechnungsdaten. Der Vorteil: Der Empfänger kann die Rechnung ohne spezielle Software lesen, und seine Buchhaltung kann die Daten trotzdem automatisch übernehmen. Das international gleichwertige französische Format heißt Factur-X.

Welche ZUGFeRD-Profile sind erlaubt?

ZUGFeRD gibt es in mehreren „Profilen“, die unterschiedlich viele Daten enthalten:

• MINIMUM und BASIC WL: enthalten nicht alle Pflichtangaben. Sie gelten nicht als E-Rechnung.
• BASIC, EN 16931 (früher COMFORT) und EXTENDED: zulässig.
• XRECHNUNG: eine ZUGFeRD-PDF, deren Daten der XRechnung entsprechen.

Mit unserem Viewer sehen Sie sofort, welches Profil eine Rechnung verwendet.

Was gilt, wenn PDF und XML sich widersprechen?

Seit Einführung der E-Rechnungspflicht ist der XML-Teil maßgeblich, nicht das Bild der PDF. Weicht die sichtbare PDF von den eingebetteten Daten ab, gelten die Daten. Das BMF empfiehlt deshalb, den XML-Teil selbst anzuzeigen und nicht nur auf die PDF zu schauen.

Welches Format sollte ich verwenden?

• Sie stellen Rechnungen an Behörden: in der Regel XRechnung, oft über ein Behördenportal.
• Sie stellen Rechnungen an Unternehmen: Beide Formate sind zulässig. ZUGFeRD ist für Empfänger ohne E-Rechnungssoftware bequemer, weil die PDF lesbar bleibt.
• Ihr Kunde gibt ein Format vor: Dann richten Sie sich danach. Der Übertragungsweg und das Format können zwischen den Parteien vereinbart werden.

Beim Empfang müssen Sie grundsätzlich mit beiden Formaten umgehen können.

UBL und CII: was bedeutet das?

Die Norm EN 16931 erlaubt zwei technische Schreibweisen („Syntaxen“): UBL und UN/CEFACT CII. Eine XRechnung kann in beiden Syntaxen vorliegen, ZUGFeRD verwendet immer CII. Für Sie als Anwender spielt das kaum eine Rolle; gute Software und unser Viewer lesen beide.