Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Zuletzt geprüft am 8. Oktober 2026 von Filip · Keine Steuerberatung

Nein, eine normale PDF ist keine E-Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine Rechnung nur dann als E-Rechnung, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Eine PDF-Datei ist für den Computer nur ein „Bild“ der Rechnung, keine strukturierten Daten.

Was hat sich geändert?

Bis Ende 2024 galt jede Rechnung in elektronischer Form als elektronische Rechnung, also auch eine PDF per E-Mail. Seit 2025 unterscheidet das Gesetz:

• E-Rechnung: strukturiertes Format nach EN 16931, z. B. XRechnung oder ZUGFeRD.
• Sonstige Rechnung: alles andere, also Papierrechnungen und unstrukturierte elektronische Rechnungen wie PDF, Word-Dateien oder Scans.

Die Ausnahme: ZUGFeRD-PDF

Es gibt PDFs, die doch E-Rechnungen sind: ZUGFeRD und Factur-X. Sie sehen aus wie normale PDFs, enthalten aber zusätzlich eine eingebettete XML-Datei mit allen Rechnungsdaten. Entscheidend sind die eingebetteten Daten, nicht das Aussehen.

So erkennen Sie den Unterschied:

1. Öffnen Sie die PDF in unserem E-Rechnung Viewer. Enthält sie strukturierte Daten, werden diese angezeigt. Wenn nicht, erhalten Sie den Hinweis, dass es eine sonstige Rechnung ist.
2. In vielen PDF-Programmen sehen Sie unter „Anhänge“ eine Datei wie factur-x.xml oder zugferd-invoice.xml.

Achtung: ZUGFeRD-Rechnungen mit den Profilen MINIMUM oder BASIC WL zählen trotz eingebetteter Daten nicht als E-Rechnung, weil ihnen Pflichtangaben fehlen.

Darf ich noch PDF-Rechnungen verschicken?

Ja, für eine Übergangszeit:

Eine Papierrechnung dürfen Sie in der Übergangszeit auch ohne Zustimmung des Empfängers ausstellen.

Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. Hier dürfen Sie weiterhin PDF- oder Papierrechnungen verwenden.

Was ist mit dem Vorsteuerabzug?

Solange Sie eine sonstige Rechnung ausstellen dürfen, ist diese für den Vorsteuerabzug Ihres Kunden weiterhin ordnungsgemäß. Nach dem Ende der Übergangsfristen erfüllt eine PDF an einen inländischen Geschäftskunden die Anforderungen nicht mehr. Ihre Kunden werden dann E-Rechnungen verlangen.

Kann ich eine PDF in eine E-Rechnung umwandeln?

Nicht einfach durch „Speichern unter“. Eine E-Rechnung braucht die strukturierten Daten. Rechnungsprogramme, die E-Rechnungen unterstützen, erzeugen XRechnung oder ZUGFeRD direkt aus Ihren Rechnungsdaten. Eine nachträglich zusammengebaute XML-Datei, die nicht zur PDF passt, ist riskant, denn bei ZUGFeRD gelten im Zweifel die eingebetteten Daten.