E-Rechnung in Sonderfällen: Sammelrechnung, Korrektur, Abschlagsrechnung
Die E-Rechnungspflicht wirft im Alltag viele Detailfragen auf. Das Bundesfinanzministerium hat die häufigsten Sonderfälle in seinen Fragen und Antworten zur E-Rechnung geregelt. Hier sind sie verständlich zusammengefasst.
Sammelrechnung: mehrere Leistungen in einer E-Rechnung
Erlaubt. Auch in einer E-Rechnung dürfen Sie als Leistungszeitpunkt den Kalendermonat angeben (§ 31 Absatz 4 UStDV). Damit können Sie alle Lieferungen oder Leistungen eines Monats in einer einzigen E-Rechnung zusammenfassen, zum Beispiel bei regelmäßigen Lieferungen an denselben Kunden.
Rechnung korrigieren
Muss die ursprüngliche Rechnung eine E-Rechnung sein, dann muss auch die Berichtigung als E-Rechnung erfolgen, und zwar mit dem Rechnungstyp für eine Berichtigung.
Zwei Erleichterungen gibt es:
- Während der Übergangsfristen (bis Ende 2026 bzw. 2027) darf eine Berichtigung weiterhin auch ohne E-Rechnung vorgenommen werden.
- Sie dürfen einzelne Positionen auch in einer folgenden E-Rechnung berichtigen, solange diese sich eindeutig auf die ursprüngliche E-Rechnung bezieht.
Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen
Entscheidend ist, wann die Rechnung erteilt wird. Wurde eine Anzahlungs-, Voraus- oder Abschlagsrechnung vor dem Stichtag Ihrer E-Rechnungspflicht ausgestellt, muss sie keine E-Rechnung sein. Das gilt auch dann, wenn die Leistung erst danach erbracht und bezahlt wird.
Schlussrechnung (Endrechnung)
In einer Endrechnung müssen die bereits gezahlten Teilbeträge abgezogen werden (§ 14 Absatz 5 UStG). Bei einer E-Rechnung darf diese Aufstellung in einem beigefügten, unstrukturierten Anhang stehen, zum Beispiel als PDF. Voraussetzung: Im strukturierten Teil der E-Rechnung wird ausdrücklich auf diesen Anhang hingewiesen. Diese Erleichterung gilt laut BMF auch über den 31. Dezember 2027 hinaus.
Bauleistungen
Bauleistungen haben oft sehr lange Leistungsverzeichnisse. Hier reicht es derzeit, wenn im strukturierten Teil der E-Rechnung nur die einzelnen Gewerke mit ihren Summen stehen. Die detaillierte Aufschlüsselung nach dem Leistungsverzeichnis kommt dann in eine menschenlesbare Anlage, auf die im strukturierten Teil eindeutig hingewiesen wird.
Überblick
| Sonderfall | Was gilt? |
|---|---|
| Mehrere Leistungen eines Monats | Eine Sammelrechnung ist erlaubt (Monat als Leistungszeitpunkt) |
| Korrektur einer E-Rechnung | Als E-Rechnung mit Rechnungstyp „Berichtigung“; in der Übergangszeit auch ohne |
| Abschlagsrechnung vor dem Stichtag | Keine E-Rechnung nötig |
| Abzug der Teilzahlungen in der Schlussrechnung | Darf in einem Anhang stehen, wenn darauf verwiesen wird |
| Bauleistung | Gewerke mit Summen strukturiert, Details in der Anlage |
Wann für Sie welche Stichtage gelten, zeigt der Pflicht-Check. Für kleine Beträge bis 250 Euro gibt es eine eigene Ausnahme: die Kleinbetragsrechnung.
E-Rechnung online ansehen und prüfen · Pflicht-Check: Ab wann gilt die E-Rechnung für mich?