E-Rechnung prüfen und validieren: Was bedeutet das?
Eine E-Rechnung besteht aus strukturierten Daten. Ob diese Daten der Norm EN 16931 und den zugehörigen Geschäftsregeln entsprechen, lässt sich automatisch prüfen. Das nennt man Validierung.
Ist eine Validierung Pflicht?
Nein. Nach Auffassung des BMF ist eine Validierung keine Voraussetzung dafür, dass eine Rechnung steuerlich anerkannt wird, etwa für den Vorsteuerabzug. Sie ist aber sinnvoll: Sie findet fehlende oder unlogische Pflichtangaben, bevor die Rechnung beim Kunden ankommt. Das BMF empfiehlt, schon beim Erstellen und Versenden zu validieren.
Was wird bei einer Validierung geprüft?
Eine vollständige Validierung prüft in zwei Schritten:
- Schema-Prüfung: Ist die XML-Datei technisch korrekt aufgebaut? Stehen die Elemente an der richtigen Stelle?
- Geschäftsregeln (Schematron): Sind die Inhalte logisch? Zum Beispiel: Ergibt die Summe der Positionen den Gesamtbetrag? Ist bei 19 % Umsatzsteuer der Steuerbetrag richtig berechnet? Sind alle Pflichtfelder gefüllt?
Die Regeln haben Kennungen wie BR-CO-10 (Regel der EN 16931) oder BR-DE-15 (zusätzliche Regel der XRechnung). Diese Kennungen tauchen in Fehlermeldungen von Buchhaltungsprogrammen auf.
Der KoSIT-Validator
Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) stellt einen offiziellen, quelloffenen Validator für XRechnung bereit. Die meisten Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme nutzen ihn im Hintergrund. Er liefert einen Prüfbericht mit allen Regelverstößen.
Was prüft der E-Rechnung Viewer?
Unser E-Rechnung Viewer ersetzt keine vollständige Validierung. Er prüft aber die Punkte, die in der Praxis am häufigsten schiefgehen und die man als Mensch nachvollziehen kann:
- Format und Profil: Ist es überhaupt eine zulässige E-Rechnung? (ZUGFeRD MINIMUM und BASIC WL sind es zum Beispiel nicht.)
- Pflichtangaben: Rechnungsnummer, Datum, Verkäufer, Käufer, Beträge, bei XRechnung zusätzlich Kontaktdaten und Käuferreferenz.
- Rechenprüfung: Positionen, Netto, Umsatzsteuer, Brutto und Zahlbetrag.
- IBAN-Prüfziffer: Eine Zahlendreher-IBAN wird erkannt, bevor Sie Geld überweisen.
Die häufigsten Fehler
| Fehler | Was dahintersteckt |
|---|---|
| Käuferreferenz fehlt | Bei XRechnung ist das Feld BT-10 Pflicht. Bei Behörden steht hier die Leitweg-ID, zwischen Unternehmen genügt ein Platzhalter wie „-“. |
| Summen stimmen nicht | Rundungsfehler, wenn Steuer pro Position statt pro Steuersatz berechnet wurde. |
| Kontaktdaten fehlen | XRechnung verlangt Name, Telefon und E-Mail eines Ansprechpartners beim Verkäufer. |
| Falsches ZUGFeRD-Profil | MINIMUM oder BASIC WL erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht. |
| Elektronische Adresse fehlt | XRechnung 3.0 verlangt elektronische Adressen (z. B. E-Mail) für Verkäufer und Käufer. |
Was tun bei einer fehlerhaften Eingangsrechnung?
Bitten Sie den Rechnungssteller um eine korrigierte Rechnung. Eine Berichtigung muss, wenn eine E-Rechnungspflicht besteht, ebenfalls als E-Rechnung erfolgen. Während der Übergangsfristen geht es auch noch ohne. Bei Zweifeln, ob ein Fehler den Vorsteuerabzug gefährdet, hilft Ihr Steuerberater.
E-Rechnung online ansehen und prüfen · Pflicht-Check: Ab wann gilt die E-Rechnung für mich?