E-Rechnungspflicht: Wer muss ab wann? Alle Fristen 2025 bis 2028

Zuletzt geprüft am 8. Oktober 2026 von Filip · Keine Steuerberatung

Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber die elektronische Rechnung zwischen Unternehmen in Deutschland zur Pflicht gemacht. Die Pflicht kommt in Stufen: Empfangen müssen alle Unternehmen schon seit 2025, beim Ausstellen gelten Übergangsfristen bis Ende 2026 bzw. Ende 2027.

Kurz gesagt: Empfangen seit 1.1.2025: alle. Ausstellen ab 1.1.2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz. Ausstellen ab 1.1.2028: alle übrigen (mit Ausnahmen, z. B. Kleinunternehmer).

Die Fristen im Überblick

Zusätzlich dürfen bisherige EDI-Verfahren, die die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht erfüllen, noch bis Ende 2027 genutzt werden.

Was zählt als E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatische Verarbeitung erlaubt. In der Praxis heißt das: eine XML-Datei nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland üblich sind:

• XRechnung: eine reine XML-Datei,
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1: eine PDF mit eingebetteter XML-Datei (außer den Profilen MINIMUM und BASIC WL).

Eine normale PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“. Mehr dazu im Artikel Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Wer ist betroffen?

Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Inländisch ist ein Unternehmen, wenn es seinen Sitz, seine Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte in Deutschland hat. Als Unternehmer zählen auch Freiberufler, Vermieter, Ärzte und Kleinunternehmer.

Nicht betroffen sind:

• Rechnungen an Privatpersonen (B2C),
• viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG (z. B. steuerfreie Finanzdienstleistungen oder Wohnungsvermietung).

Ausnahmen vom Ausstellen

Auch wenn Sie grundsätzlich betroffen sind, dürfen Sie in diesen Fällen weiter eine sonstige Rechnung (Papier oder PDF) ausstellen:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto,
• Fahrausweise,
• Leistungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG (mehr dazu),
• Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind (z. B. viele Vereine),
• bestimmte grundstücksbezogene Leistungen an Privatpersonen.

Wichtig: Beim Empfang gibt es keine Ausnahmen. Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach.

Wie wird die Umsatzgrenze von 800.000 € berechnet?

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres, für 2027 also der Umsatz aus 2026. Gemeint ist der gesamte Umsatz des Unternehmens, nicht nur der Umsatz mit Geschäftskunden. Liegt er über 800.000 €, müssen Sie ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Liegt er darunter, haben Sie ein Jahr länger Zeit.

Wird die Frist 2027 verschoben?

Mehrere Wirtschaftsverbände fordern, die Stufe 2027 um ein Jahr auf 2028 zu verschieben. Beschlossen ist das nicht (Stand: Oktober 2026). Planen Sie deshalb mit den geltenden Fristen. Die Stufe 2028 für alle Unternehmen steht ohnehin fest.

Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung ausstelle?

Solange Sie eine sonstige Rechnung ausstellen dürfen (Übergangsfrist oder Ausnahme), ist sie für den Vorsteuerabzug Ihres Kunden weiterhin ordnungsgemäß. Nach Ablauf der Übergangsfristen ist eine Papier- oder PDF-Rechnung an einen inländischen Geschäftskunden aber keine ordnungsgemäße Rechnung mehr. Ihr Kunde wird dann eine E-Rechnung verlangen.

Was Sie jetzt tun sollten

1. Empfang sicherstellen: eine E-Mail-Adresse für Rechnungen festlegen und prüfen, ob Sie XML-Rechnungen lesen können, zum Beispiel mit unserem E-Rechnung Viewer.
2. Umsatz 2026 prüfen: Liegen Sie über 800.000 €, muss Ihre Rechnungssoftware ab Januar 2027 XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen.
3. Software prüfen: Viele Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme können E-Rechnungen bereits erstellen. Fragen Sie Ihren Anbieter.
4. Mit dem Steuerberater sprechen, wenn Sie unsicher sind, welche Ausnahme für Sie gilt.

Mit unserem Pflicht-Check sehen Sie in einer Minute, welche Fristen für Ihr Unternehmen gelten.