E-Rechnung für Kleinunternehmer: Was gilt für Sie?

Zuletzt geprüft am 8. Oktober 2026 von Filip · Keine Steuerberatung

Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gibt es eine gute und eine weniger gute Nachricht: Sie müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber sie müssen E-Rechnungen empfangen können, und zwar schon seit dem 1. Januar 2025.

Ausstellen: keine Pflicht

Rechnungen von Kleinunternehmern sind ausdrücklich von der E-Rechnungspflicht ausgenommen (§ 34a UStDV). Sie dürfen also dauerhaft weiter Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben, auch an Geschäftskunden und auch nach 2028.

Sie dürfen aber E-Rechnungen ausstellen, wenn Sie möchten. Das kann sinnvoll sein, wenn große Kunden oder Behörden E-Rechnungen verlangen. Bei PDF-Rechnungen per E-Mail gilt wie bisher: Der Empfänger muss dem Format zustimmen.

Empfangen: Pflicht seit 2025

Beim Empfang gibt es keine Ausnahme. Schickt Ihnen ein Lieferant eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung, müssen Sie diese annehmen können. Das ist einfacher, als es klingt:

• Ein E-Mail-Postfach reicht aus, um E-Rechnungen zu empfangen.
• Zum Lesen einer XRechnung brauchen Sie einen Viewer. Kostenlos geht das z. B. mit unserem E-Rechnung Viewer oder mit dem Viewer im ELSTER-Portal.
• Die XML-Datei aufbewahren: Die eigentliche E-Rechnung ist der strukturierte Teil. Bewahren Sie ihn unverändert auf, nicht nur einen Ausdruck. Mehr dazu unter E-Rechnung empfangen und aufbewahren.

Wer ist Kleinunternehmer?

Seit 2025 gilt: Kleinunternehmer ist, wessen Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betrug und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet. Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus.

Achtung beim Wechsel: Überschreiten Sie die Grenze oder verzichten Sie auf die Kleinunternehmerregelung, gelten ab diesem Zeitpunkt die normalen Regeln. Dann müssen Sie unter den übrigen Voraussetzungen auch E-Rechnungen ausstellen (bzw. die Übergangsfristen nutzen).

Checkliste für Kleinunternehmer

1. E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen festlegen und Lieferanten mitteilen.
2. Testen, ob Sie eine XRechnung lesen können, z. B. mit der Beispielrechnung in unserem Viewer.
3. Eingehende E-Rechnungen als XML-Datei (bzw. ZUGFeRD-PDF) unverändert archivieren.
4. Eigene Rechnungen: Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung nicht vergessen. Eine E-Rechnung ist nicht nötig.

Unsicher, was für Sie gilt? Unser Pflicht-Check zeigt es in einer Minute.