E-Rechnung empfangen, öffnen und aufbewahren: So geht es

Zuletzt geprüft am 8. Oktober 2026 von Filip · Keine Steuerberatung

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, ohne Ausnahme und unabhängig von der Größe. Die gute Nachricht: Dafür brauchen Sie keine teure Software.

Was brauche ich zum Empfangen?

Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Übertragungsweg vor. Ein E-Mail-Postfach reicht aus. Andere Wege wie Kundenportale, Schnittstellen oder das Peppol-Netzwerk sind möglich, wenn Sie das mit Ihrem Lieferanten vereinbaren.

Praktisch empfiehlt sich eine eigene Adresse nur für Rechnungen, z. B. rechnung@ihre-firma.de. Teilen Sie diese Adresse Ihren Lieferanten mit.

Wie öffne ich eine E-Rechnung?

Das hängt vom Format ab:

• ZUGFeRD / Factur-X (PDF): Öffnet sich wie jede PDF. Aber Vorsicht: Rechtlich maßgeblich sind die eingebetteten XML-Daten, nicht das sichtbare Bild. Weichen beide voneinander ab, gelten die Daten.
• XRechnung (XML): Im Texteditor sehen Sie nur Code. Sie brauchen einen Viewer, der die Daten lesbar darstellt.

Kostenlose Möglichkeiten:

1. Unser E-Rechnung Viewer: ohne Anmeldung, die Datei bleibt auf Ihrem Gerät, mit automatischer Plausibilitätsprüfung.
2. Der E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung im ELSTER-Portal (e-rechnung.elster.de).
3. Viele Buchhaltungsprogramme zeigen E-Rechnungen direkt an.

Muss ich die Rechnung prüfen?

Sie sind nicht verpflichtet, E-Rechnungen technisch zu validieren oder elektronisch weiterzuverarbeiten. Inhaltlich sollten Sie eine Rechnung aber wie bisher prüfen: Stimmen Leistung, Betrag und Bankverbindung? Unser Viewer erkennt typische Fehler wie Rechenfehler, fehlende Pflichtangaben und ungültige IBANs automatisch. Mehr dazu unter E-Rechnung prüfen.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Umsatzsteuerlich müssen Sie jede ein- und ausgehende Rechnung acht Jahre aufbewahren. Bei einer E-Rechnung gilt:

• Aufzubewahren ist mindestens der strukturierte Teil (die XML-Datei bzw. die ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten Daten).
• Er muss unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen. Ein Ausdruck oder eine nachträglich erzeugte PDF reicht nicht.
• Für die ordnungsgemäße Buchführung gelten außerdem die GoBD. Fragen Sie im Zweifel Ihren Steuerberater, wie die Archivierung in Ihrem Betrieb aussehen sollte.

Typische Fehler beim Empfang

• Nur den Ausdruck ablegen: Die XML-Datei ist das Original und muss aufbewahrt werden.
• XML-Anhänge im E-Mail-Programm übersehen: Manche Postfächer blenden .xml-Dateien wenig auffällig ein. Prüfen Sie den Anhang.
• ZUGFeRD-PDF „neu speichern“: Beim Speichern mit manchen Programmen gehen die eingebetteten Daten verloren. Bewahren Sie die empfangene Datei unverändert auf.
• Annahme verweigern: Seit 2025 dürfen Sie E-Rechnungen nicht mehr ablehnen, nur weil sie elektronisch sind.